e-arşiv & e-fatura & e-defter Sistemi Hakkında Genel Bilgiler
Elektronik Arşiv (e-Arşiv) uygulamasına (e-Arşiv Fatura, e-Serbest Meslek Makbuzu, e-Müstahsil Makbuzu) başvuru yapacak mükelleflerin yapması gereken işlemleri açıklamak amacıyla hazırlanmıştır. e-Arşiv Uygulamalarından biri olan e-Arşiv Fatura uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin, öncelikle e-fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir. Bu yöntemler;
- Özel Entegrasyon Yöntemi: Başkanlıktan özel entegrasyon izni almış mükelleflerin bilgi işlem sistemi vasıtası ile e-Arşiv Uygulamasından yararlanma yöntemidir.,
- Bilgi İşlem Sisteminin Entegrasyonu Yöntemi: Bilgi işlem sistemleri yeterli olan kullanıcıların, gerekli entegrasyonu sağlamaları koşulu ile e-Arşiv Uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile kullanabildikleri yararlanma yöntemidir.
- Portal Yöntemi: Başkanlık tarafından bu kılavuzda bahsi geçen e-Arşiv uygulamaları kapsamında elektronik belge oluşturmayı sağlayan ve https://earsivportal.efatura.gov.tr/ web adresinden mükelleflerimizin kullanımına sunulan ücretsiz yararlanma yöntemidir. Bu yöntem, e-SMM ve/veya e-MM uygulamalarından yararlanmak isteyen mükellefler tarafından kullanılabilir.
Özel entegratör aracılığıyla e-Arşiv uygulamasını kullanmak isteyen mükellefler, Başkanlıktan e-Arşiv uygulamaları için izin almış özel entegratörlere başvuru yaparak uygulamaya dahil olabilirler. Başkanlıktan e-Arşiv uygulamaları için özel entegrasyon izni alan kurumlar www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanmaktadır. e-Arşiv Uygulamasından özel entegrasyon yöntemiyle yararlanacak mükelleflerin ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığına bir başvuru yapmalarına gerek bulunmamaktadır.
Tavsiyem, öze entegrasyon firmaları ile anlaşarak bu işlemi çözümlemektir.
e-Arşiv Uygulamasını Portal Yöntemi ile Kullanacaklar Tarafından Yapılacak Başvuru
- Söz konusu uygulamalardan (elektronik serbest meslek makbuzu ile elektronik müstahsil makbuzu) Portal Yöntemini kullanarak yararlanmak isteyen mükelleflerin öncelikle elektronik imza araçlarını (tüzel kişiler için MALİ MÜHÜR, gerçek kişiler için NİTELİKLİ ELEKTRONİK SERTİFİKA ya da MALİ MÜHÜR) temin etmiş olmaları gerekmektedir. TÜBİTAK-KamuSM tarafından üretilen mali mühür sertifikası ve şifresi kullanıcıya teslim edilmiş olmalıdır. Aksi takdirde bu adreslerden mali mühürle başvuru yapılamayacaktır.Gerçek ve tüzel kişiler, Mali Mühür Sertifikasına başvurmak için, https://mportal.kamusm.gov.tr/bp/edf.go adresine tıklanır. Açılan sayfada ilgili alanlar doldurularak başvuru gerçekleştirilir. Bu adres üzerinden sadece Mali Mühür Sertifikası için başvurulabilir. e-SMM ve e-MM uygulamalarından portal yöntemi ile yararlanmak isteyen mükelleflerin https://portal.efatura.gov.tr/EArsivPortalBasvuru/ adresinden elektronik imza araçlarını kullanarak elektronik başvuru yapmaları gerekmektedir.
- e-Fatura ve e-Defter Uygulama Başvurusu ayrıca aşağıdaki adreslerden yapılmalıdır.
e-Fatura için; https://portal.efatura.gov.tr/efaturabasvuru/
e-Defter için; https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/
- Özel entegrasyon firmaları ile anlaşılacak akabinde herhangi bir işleme gerek yoktur.
Fatura Kullanımı;
Önceden gelen faturalar kdv, ötv yani bütün vergiler dahil 5.000 TL ‘ yi geçiyorsa elektronik ortamda fatura kesilecektir. Bu rakamın altındaki fatura kesimi kağıt fatura ile olacaktır. Aynı firmaya aynı gün değişik fatura adetleri ile 5.000 TL tutuyorsa da bütün faturaları e-arşiv olarak kesilecektir.
Mevcut faturalarını sisteme geçtiği 7. Güne kadar kullanabilirler sonrasında kullanılmayan faturalar daire tarafından imha edilecektir.
Mali Mühür Hakkında Bilmeniz Gerekenler;
- Mali Mühür Sertifikası için mportal.kamusm.gov.tr/bp/edf.go adresine gidilir. Açılan sayfada ilgili alanlar doldurularak başvuru gerçekleştirilir. Bu link üzerinden başvurduğunuzda sadece Mali Mühür Sertifikası için başvurmuş olursunuz. E-Fatura Uygulama ve E-Defter Uygulama başvuruları ayrıca GİB üzerinden yapılmalıdır. Alınan Mali Mühür Sertifikası her iki uygulamada da kullanılabilmektedir.
- Başvuru yapıldıktan sonra başvurunun son ekranında verilen bilgilere göre ödemeler gerçekleştirilir. (Ödemeler Kamu SM Vakıfbank Kurum Ödemeleri sayfasından/Banka Şubeleri/ İnternet Şube/Mobil Şube’den vergi kimlik numaranız sorgulama yaparak gerçekleştirilecektir. Ödeme bilgilerinizi ayrıca başvuru barkodunuz ile de teyit edebilirsiniz.)
- Sertifikanın bulunduğu akıllı kart zarflanır.
- Zarf içerisine kullanım talimatları yerleştirilir.
- Akıllı Kart Okuyucu ve fatura ile birlikte paketlenir.
- Paket imza yetkilisine kurye aracılığı ile iletilir.
- İmza yetkilisinin herhangi bir nedenden dolayı (işten ayrılması, adreste bulunamaması, vefat etmesi vb.) teslim alamaması durumunda vekalet verilen başka birine teslim edilebilir. İleti sadece resmi kimlik ibrazı ile teslim edilir.
- Tüzel kişi 3 (üç) Yıllık Mali Mühür Sertifikası (MÜS+GÜS) ve Akıllı Kart Okuyucu 318,60 TL (KDv dahil)
- Gerçek kişiler için 3 (üç) Yıllık Mali Mühür Sertifikası (MÜS+GÜS) ve Akıllı Kart Okuyucu 177,00 TL (KDV dahil)
Not: Aşağıdaki şartları karşılamayan mükellefler, 5.000 TL (vergiler dahil) fatura kesecek firmalar e-belge olarak gelirler idaresi üzerinden faturalarını kesebilirler. Bu işlem için entegratör firmalara gerek yoktur.